如何建立有效的熱線舉報系統-楊怡芳理事/勤業眾信執行副總

據調查，舉報仍是發掘舞弊最常用且有效的引子；但是如何善用這項工具、提升其可信度及推升可用性，甚至運用數位科技來進行優化呢？本協會112年第2季例會(112年6月16日)，特別邀請任職勤業眾信聯合會計師事務所、同時也是本協會理事的楊怡芳執行副總經理主講「如何建立有效的熱線舉報系統」。

Ø   只有舉報制度，還是不夠的

本次演講首先探討不健全的舉報機制可能帶來的影響，包括受理單位吃案、舉報人遭受組織報復、舉報案件未受妥善處理及其可能造成組織負面聲譽等；就企業舞弊風險而言，各種內在與外在的疑慮，都可能是風險預警的信號，倘若忽視相關警訊，則企業很可能就錯失危機預防之先機。

企業建立舉報制度，其目的不外乎想及早發現犯罪事宜、防止損失擴大及保護公司名譽，而在我們身處的亞太區，相關舉報機制調查結果又是如何呢？楊理事並分享Deloitte近期完成的亞太區調查報告供與會者參考。由報告可見，傳統之舉報用途—「偵測舞弊與其他不當行為」占了66%，然「改善企業道德與誠信文化」佔比高達71%，可見企業實務與文化規範之轉變，似乎影響了舉報機制之目的與運用方式；然從中亦可見仍有60%的員工不信任舉報流程的獨立性，並有42%的員工擔心遭受報復。

Ø   如何建立一套值得信賴的舉報機制呢

就此，企業要如何建立一套值得信賴的舉報機制呢？楊執行副總建議易地而處，由各個層級人員之通報需求與想法出發，以「案件調查所需的資訊出發，發展出標準化的舉報架構」作為整體設計之重要參考基礎，從中爬梳彙整重點，再套入具邏輯性及系統性的舉報機制，輔以案件生命週期來檢視各流程重點，使舉報機制完備且可被信賴。

最後，於AI時代，善用數位科技強化舉報機制尤為重要，舉凡問項指引、紀錄留存、處理狀態更新及知會進度等，皆可有效強化舉報內容及舉報者信心，使舉報成為一門有效且務實的社會科學，洗刷過往「抓耙子」的不當印象，作為嚇阻違規不法及導正機構風氣的實用工具。

後記：本協會於112年開設之F001舞弊防治與鑑識專業人員系列課程，其中第四堂邀請廉政署肅貪組劉瑞玲廉政專員主講企業文化道德與誠信-由揭弊者保護法草案談起，對於舉報者之保護亦有詳細實務論述。

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